Wat doet een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon ondersteunt werknemers bij meldingen of klachten over ongewenst gedrag, zoals intimidatie, agressie, discriminatie of problemen met integriteit/fraude. De vertrouwenspersoon luistert, begeleidt en adviseert de werknemer en verwijst hem of haar indien nodig door naar relevante hulpverleningsdiensten.

Hoe heeft u de toegankelijkheid voor journalisten geregeld?

De medewerkers van onze klant kunnen wangedrag 24/7 melden via het meldingsplatform van onze partner Whistleblower Software. Het platform is meertalig, 100% veilig en vertrouwelijk. Gecertificeerde vertrouwelijkheidsadviseurs behandelen de melding vervolgens volgens de geldende richtlijnen.
Voor medewerkers die liever telefonisch melding maken, is er ook 24/7 beschikbaarheid, waarbij doorgaans binnen 8 uur een eerste contact tot stand komt.

Wat is het verschil tussen een interne en een externe vertrouwenspersoon?

Interne vertrouwensadviseurs zijn collega’s binnen de organisatie, terwijl externe vertrouwensadviseurs onafhankelijke professionals van buiten de organisatie zijn. Externe adviseurs bieden meer onafhankelijkheid, terwijl interne adviseurs nauw betrokken zijn en inzichten kunnen bieden op basis van hun eigen ervaring binnen de organisatie.

Wat zijn de voordelen van een externe vertrouwenspersoon?

Een externe vertrouwenspersoon biedt onafhankelijkheid en is vaak beter in staat om vertrouwelijkheid en objectiviteit te waarborgen, wat cruciaal kan zijn in gevoelige situaties. 1for2 Social Innovation werkt graag samen met interne vertrouwenspersonen die bekend zijn met de organisatie en waardevolle ondersteuning kunnen bieden aan medewerkers. Bij de samenwerking met interne vertrouwenspersonen garanderen we altijd dat de vertrouwelijkheid van de melder gewaarborgd blijft.

Welke rol speelt een vertrouwenspersoon bij het voorkomen van ongewenst gedrag?

Vertrouwenspersonen spelen een cruciale rol bij het voorkomen van ongewenst gedrag door werknemers en managers voorlichting en advies te geven. Ze bieden werknemers ook een veilige plek om hun zorgen te uiten. Zonder de vertrouwelijkheid in gevaar te brengen, worden patronen van wangedrag ook besproken met het management van het bedrijf, zodat bijvoorbeeld extra training of aandacht kan worden gericht op afdelingen waar het niet goed gaat.

Hoe kunnen we uw diensten als externe vertrouwenspersoon inschakelen?

U kunt telefonisch of per e-mail contact met ons opnemen om een ​​abonnement op een vertrouwelijke therapeut aan te vragen. Zorg ervoor dat u het aantal medewerkers en de servicelocaties bij de hand hebt, zodat we u op basis van de intake en die informatie snel een prijsopgave kunnen geven.

Hoe kiest u de juiste vertrouwenspersoon voor uw organisatie?

Bij de keuze voor een vertrouwenspersoon is het essentieel om te overwegen of interne of externe ondersteuning beter bij de organisatie past. Zowel expertise als onafhankelijkheid zijn van cruciaal belang. 1for2 Social Innovation biedt sinds 2018 diensten aan als vertrouwenspersoon; vraag gerust naar onze referenties.

Wie moet voldoen aan de Europese klokkenluidersrichtlijn?

Elk bedrijf met 50 of meer werknemers dat in de EU is gevestigd, moet voldoen aan de eisen van de richtlijn, anders kunnen sancties volgen. De klokkenluidersrichtlijn bevat ook regels voor lokale overheden in gebieden met meer dan 10.000 inwoners.

BELANGRIJK: Ook als uw bedrijf buiten de EU is gevestigd, moet het aan de richtlijn voldoen als u een vestiging in de EU heeft met ten minste 50 werknemers.

Wat moeten bedrijven doen om hieraan te voldoen?

Samen met 1for2 Social Innovation doorlopen we de volgende stappen:

1. We gaan akkoord met een abonnement op een externe vertrouwenspersoon. Dit omvat ook begeleiding van klokkenluiders. We beginnen tevens direct met het herzien van het beleid. Een goede meldingsprocedure heeft duidelijke richtlijnen die werknemers beschermen tegen represailles, beschrijft de procedures voor het melden en onderzoeken van klachten en legt de rol van de externe vertrouwenspersoon uit in situaties waarin zich lastige kwesties voordoen.
2. We activeren het meldingssysteem voor klokkenluiders. We vereenvoudigen alle vereiste vertrouwelijkheids- en veilige gegevensverwerking.
3. We informeren werknemers over hun rechten en hoe ze een melding kunnen doen. We bieden afdrukbare posters met QR-codes aan, waarmee ze gemakkelijk toegang krijgen tot het platform en een melding kunnen indienen.

Anonieme meldingen horen bij het systeem. Tot slot is het belangrijk een degelijk beleid tegen represailles op te stellen, eerlijke onderzoeken te verrichten en klokkenluiders te ondersteunen in lastige situaties.

Hoe werkt de functie voor anonieme meldingen?

De verslaggever kan kiezen of hij/zij anoniem of vertrouwelijk verslag wil uitbrengen.

Er is een optie om een ​​spraakbericht te maken, wat de drempel voor het doen van meldingen verlaagt. In dit geval worden de metadata uit het audiobestand verwijderd en kan stemvervorming worden gebruikt om ervoor te zorgen dat de melder onherkenbaar blijft.

Omdat er geen persoonlijke gegevens worden verzameld, bestaat er geen risico dat de persoon die de melding doet, wordt geïdentificeerd.
Het dashboard dat wij als externe vertrouwenspersoon gebruiken, toont alleen de noodzakelijke details om actie te ondernemen op basis van de melding.